Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Deux modalités de remboursement coexistent :

• le remboursement sur frais réels avec justificatifs, sans limite d’exonération ;
• le versement d’allocations forfaitaires dans les limites réglementaires.

L’employeur peut choisir librement son mode de remboursement des frais professionnels et bénéficier d’une exonération de cotisations sociales en respectant les plafonds Urssaf. Cependant, tout dépassement de ces barèmes officiels entraîne automatiquement l’assujettissement des sommes excédentaires aux cotisations sociales.

Pour les frais réels, l’employeur doit pouvoir prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail et produire les justificatifs correspondants. Cette méthode offre une exonération totale mais nécessite une gestion administrative plus complexe.

Les allocations forfaitaires permettent une gestion simplifiée, sans obligation de justificatifs détaillés, à condition de respecter les plafonds d’exonération fixés annuellement.

Barèmes 2025 : les principales évolutions

Frais de repas

Les indemnités de frais de repas bénéficient d’exonérations différenciées selon la situation du salarié.

Pour un salarié contraint de prendre son repas sur le lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires, l’indemnité maximum exonérée s’élève à 7,40 € par repas.

Pour les déplacements professionnels, deux situations sont distinguées : le salarié contraint de prendre son repas au restaurant peut bénéficier d’une indemnité exonérée jusqu’à 21,10 €, tandis que celui non contraint peut recevoir jusqu’à 10,30 € d’indemnité exonérée.

Télétravail et matériel informatique

Le télétravail fait l’objet d’un régime spécifique avec des barèmes différents selon l’existence ou non d’un accord collectif. Sans convention collective, l’indemnité forfaitaire peut atteindre 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois. Avec un accord collectif (convention collective, accord professionnel ou interprofessionnel ou accord de groupe), ces montants sont portés à 3,25 € par jour et 71,50 € par mois maximum, ou 13 € pour un jour de télétravail par semaine.

L’utilisation du matériel informatique personnel du salarié peut être indemnisée forfaitairement à hauteur de 54,50 € par mois pour 2025, couvrant le matériel, les consommables et les frais de connexion.

Forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables (FMD) constitue un dispositif attractif pour encourager les modes de transport écologiques. Dans le secteur privé, ce forfait peut atteindre 600 € par an et par salarié, exonéré de cotisations sociales. Il couvre notamment l’utilisation du vélo (avec ou sans assistance électrique), du covoiturage, des transports publics, des services de mobilité partagée et des engins de déplacement personnel en location ou libre-service.

Le FMD est cumulable avec la prise en charge obligatoire des abonnements aux transports en commun (50 % du prix), dans une limite globale de 900 € par an. Il peut également se cumuler avec la prise en charge facultative des frais de carburant, dans la limite de 600 €.

Indemnités kilométrique

Quand un salarié doit utiliser son véhicule personnel pour le travail, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques calculées selon les barèmes officiels annuels, en fonction du type de véhicule, de sa puissance et du kilométrage professionnel, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques.

Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des barèmes, mais doivent être justifiées par des pièces probantes comme un relevé kilométrique et la carte grise. Sans justificatifs, les indemnités deviennent soumises aux cotisations sociales.

Points de vigilance

Quand les allocations dépassent les plafonds d’exonération, tout dépend des justificatifs fournis par l’employeur. Sans justification d’un motif professionnel réel, la totalité de l’allocation devient un complément de salaire soumis aux cotisations sociales, tandis qu’avec des justificatifs appropriés, seule la partie qui dépasse le barème est soumise aux cotisations.

Certains cumuls ne sont pas autorisés. Par exemple, les remboursements de frais de télétravail et ceux liés à l’utilisation d’outils informatiques personnels ne peuvent être cumulés. De même, le forfait mobilités durables n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Les trois points clés à retenir

• Deux modalités de remboursement des frais professionnels coexistent : les frais réels avec justificatifs (exonération totale) ou les allocations forfaitaires dans les limites des barèmes Urssaf 2025.
• Les indemnités de télétravail atteignent 2,70 € par jour sans accord collectif et 3,25 € par jour avec accord collectif, tandis que le forfait mobilités durables est fixé à 600 € par an.
• Tout dépassement des barèmes entraîne l’assujettissement aux cotisations sociales et certains cumuls sont interdits.